OCS

Τεκμηρίωση για την υπηρεσία υποστήριξης και διαχείρισης επιστημονικών συνεδρίων.

Η διαδικασία υποβολής μίας εργασίας σε ένα επιστημονικό συνέδριο αποτελούσε μέχρι πρότινος μία χρονοβόρα διαδικασία. Κρίθηκε, επομένως, απαραίτητη η δημιουργία και η ανάπτυξη συστημάτων διαχείρισης και αρχειοθέτησης περιεχομένου επιστημονικών συνεδρίων τα οποία αποδείχτηκαν εξαιρετικά ωφέλιμα όσον αφορά στα εξής σημεία:

• οι συγγραφείς και οι αξιολογητές μπορούν πλέον να παρακολουθούν την πρόοδο των εργασιών ανά πάσα στιγμή και από όπου βρίσκονται, αρκεί να έχουν σύνδεση στο διαδίκτυο
• ο διοργανωτής του συνεδρίου μπορεί να διαχειριστεί αποτελεσματικά τον όγκο των εργασιών και αξιολογήσεων που υποβάλλονται, τα οικονομικά ζητήματα του συνεδρίου, καθώς επίσης και να ανταποκρίνονται εγκαίρως σε σχόλια ή παράπονα των συγγραφέων
• μειώνονται τα έξοδα οργάνωσης και επικοινωνίας, χωρίς να μειώνεται η ποιότητα της επιμέλειας των υποβαλλόμενων εργασιών
• εξασφαλίζεται η δικαιοσύνη και ακεραιότητα στην διαδικασία αξιολόγησης των υποβαλλόμενων εργασιών
• εμπλουτίζεται το υλικό και η ιστοσελίδα του συνεδρίου με οπτικοακουστικό υλικό, όπως π.χ. βίντεο των παρουσιάσεων, προσθέτοντας κατ’αυτόν αξία στο υλικό του συνεδρίου

Η υπηρεσία υποστήριξης ηλεκτρονικής διαχείρισης και αρχειοθέτησης περιεχομένου επιστημονικών συνεδρίων έχει ως στόχο να παρέχει ένα κανάλι επικοινωνίας ανάμεσα στους συγγραφείς των υποβαλλόμενων εργασιών και τους διοργανωτές των συνεδρίων, να συμβάλλει στη ελαχιστοποίηση των οργανωτικών διαδικασιών και των εξόδων επικοινωνίας, διασφαλίζοντας την υψηλή ποιότητα και την αξιοκρατική αξιολόγηση.
Η επιλογή της Βιβλιοθήκης να χρησιμοποιήσει το συγκεκριμένο λογισμικό στηρίχτηκε σε έρευνα που πραγματοποιήθηκε ανάμεσα σε πέντε πιο συχνά επιλεγμένα λογισμικά, βάση της οποίας αποδεικνύεται η υπεροχή του συστήματος στην τεκμηρίωση και υποστήριξη που παρέχει από οποιοδήποτε άλλο. Πέρα από τα εγχειρίδια, διαθέτει ένα φόρουμ συζήτησης, καθώς επίσης και μία ιστοσελίδα προσομοίωσης της όλης διαδικασίας. Κατ’αυτόν τον τρόπο ο ενδιαφερόμενος μπορεί να αναλάβει διάφορους ρόλους και να δει το τελικό προϊόν πριν ακόμη το αποκτήσει. Επιπρόσθετα, το λογισμικό διαθέτει αρκετά εργαλεία ευρετηρίασης, γεγονός που επιτρέπει την εύκολη ανίχνευση των εργασιών του συνεδρίου από τις μηχανές αναζήτησης. Τέλος, ενθαρρύνεται ο ακαδημαϊκός διάλογος αφού χρήστες και συμμετέχοντες μπορούν να προσθέσουν τα σχόλιά τους, ακόμη και μετά τη λήξη του συνεδρίου.

Πολιτική Υπηρεσίας Ηλεκτρονικής Διαχείρισης και Αρχειοθέτησης Περιεχομένου Επιστημονικών Συνεδρίων

Σκοπός

Σκοπός της πολιτικής είναι ο σαφής καθορισμός χρήσης της υπηρεσίας. Η πολιτική αφορά τα δύο συμβαλλόμενα μέρη της υπηρεσίας, τη Βιβλιοθήκη και την οργανωτική επιτροπή του εκάστοτε συνεδρίου ορίζοντας τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις της κάθε πλευράς.

Ορισμός

• Ακαδημαϊκό συνέδριο ή συμπόσιο: το συνέδριο όπου οι ερευνητές/ επιστήμονες παρουσιάζουν και συζητούν τα αποτελέσματα της έρευνάς τους. Μαζί με τα ακαδημαϊκά και επιστημονικά περιοδικά, τα ακαδημαϊκά συνέδρια αποτελούν σημαντικό κανάλι επικοινωνίας για την ανταλλαγή πληροφοριών ανάμεσα σε ερευνητές.

Πολιτική περιεχομένου επιστημονικών συνεδρίων

• Η υπηρεσία ηλεκτρονικής διαχείρισης και αρχειοθέτησης περιεχομένου επιστημονικών συνεδρίων συγκεντρώνει και διαθέτει το υλικό που παρουσιάζεται από τα μέλη ΔΕΠ του Πανεπιστημίου Μακεδονίας και των ερευνητών συνεργαζόμενων φορέων που συμμετέχουν στη διοργάνωση συνεδρίων
• Το υλικό που γίνεται αποδεκτό αφορά
  • το σύνολο των περιλήψεων και του πλήρους κειμένου των εισηγήσεων που έλαβαν χώρα στο συνέδριο
  • το οπτικοακουστικό αρχείο του συνεδρίου
  • προωθητικό υλικό του συνεδρίου
  • αποδελτιώσεις τύπου πριν και μετά τη διεξαγωγή του συνεδρίου
• Προκειμένου να φιλοξενηθεί ένα νέο συνέδριο στην υπηρεσία απαιτείται η από κοινού συμπλήρωση του συμφωνητικού φιλοξενίας συνεδρίου

Υποχρεώσεις και δικαιώματα της Βιβλιοθήκης

• Η Βιβλιοθήκη & Κέντρο Πληροφόρησης του Πανεπιστημίου Μακεδονίας δεσμεύεται να παρέχει υποστήριξη προς τα μέλη ΔΕΠ του Πανεπιστημίου Μακεδονίας, των ερευνητών συνεργαζόμενων φορέων που συμμετέχουν στη διοργάνωση συνεδρίων και τους τελικούς χρήστες σε θέματα που αφορούν:
  • Τις οδηγίες χρήσης του συστήματος OCS που αφορούν όλους τους χρήστες του συστήματος, ανάλογα με τον ρόλο που τους έχει ανατεθεί.
  • Την εκπαίδευση στη διαχείριση του δικτυακού τόπου του συνεδρίου. Από τη Βιβλιοθήκη ορίζονται 2 αρμόδιοι υπάλληλοι, προκειμένου να παρέχουν διαρκή και αποτελεσματική υποστήριξη.
  • Την τεχνική υποστήριξη και τη μεταφορά τεχνογνωσίας
  • Τη διατήρηση ενημερωμένου λογισμικού
  • Τη διασφάλιση της διατήρησης, συντήρησης και σταθερότητας του περιεχομένου
  • Σε περίπτωση πραγματοποίησης αναβάθμισης ή συντήρησης του συστήματος, ή ακόμη και διακοπής της λειτουργίας της υπηρεσίας, ή οποιαδήποτε άλλο μέτρο μπορεί να επηρεάσει τη λειτουργία της οργάνωσης του συνεδρίου, γίνεται γραπτή ενημέρωση
  • Η Βιβλιοθήκη & Κέντρο Πληροφόρησης του Πανεπιστημίου Μακεδονίας παραμένει αμέτοχη σε όλα τα στάδια της διοργάνωσης του συνεδρίου, καθώς επίσης και από οποιαδήποτε οικονομική διαχείριση των συνεδρίων. Έχει μόνο την ευθύνη της ομαλής και εύρυθμης λειτουργίας του συστήματος

Υποχρεώσεις και δικαιώματα της οργανωτικής επιτροπής

Η οργανωτική επιτροπή του επιστημονικού συνεδρίου :

• είναι υπεύθυνη για τη σαφή διατύπωση της πολιτικής υποβολής των εργασιών των επιστημόνων. Αυτή μπορεί να αφορά τόσο τη θεματική κάλυψη και σχετικότητα με το συνέδριο, όσο και την τυποποίηση της υποβαλλόμενης εργασίας
• είναι υπεύθυνη για την ποιοτική αξιολόγηση των υποβαλλόμενων εργασιών και την αποδοχή τους (ή μη)
• δεσμεύεται να τηρεί την πολιτική της Ανοικτής Πρόσβασης καθώς και την κείμενη νομοθεσία περί πνευματικών δικαιωμάτων
• υποχρεούται εξ αρχής να ορίσει έναν υπεύθυνο, ο οποίος θα αναλάβει τον ρόλο του Διαχειριστή του Συνεδρίου και θα προχωρήσει στις αναθέσεις των υπόλοιπων ρόλων

Θέματα πνευματικών δικαιωμάτων

Όλες οι ανακοινώσεις που παρουσιάζονται στα συνέδρια και φιλοξενούνται στην υπηρεσία ηλεκτρονικής διαχείρισης και αρχειοθέτησης περιεχομένου επιστημονικών συνεδρίων, διέπονται από πνευματικά δικαιώματα τα οποία πρέπει να διαχειριστούν κατάλληλα ώστε τα έργα αυτά να μπορούν να διατεθούν στο κοινό είτε άμεσα, είτε στο μέλλον. Για το λόγο αυτό ορίζεται ότι:

• Η πολιτική περί πνευματικών δικαιωμάτων καθορίζεται από την οργανωτική επιτροπή του εκάστοτε συνεδρίου σύμφωνα πάντα με το πλαίσιο για την Ανοιχτή Πρόσβαση
• Η Βιβλιοθήκη & Κέντρο Πληροφόρησης προτείνει τη χρήση των αδειών Creative Commons

Εφόσον επιλεχθεί η χρήση κάποιας από τις παραπάνω άδειες, το αντίστοιχο λογότυπο θα εμφανίζεται στην ιστοσελίδα του περιοδικού.

Εφόσον επιλεχθεί η χρήση κάποιας από τις παραπάνω άδειες, το αντίστοιχο λογότυπο θα εμφανίζεται κατά την υποβολή και προβολή των εργασιών.

Η Βιβλιοθήκη & Κέντρο Πληροφόρησης διατηρεί το δικαίωμα να τροποποιήσει/ επικαιροποιήσει την παρούσα πολιτική εφόσον κριθεί απαραίτητο και ανάλογα με τις μελλοντικές εξελίξεις της υπηρεσίας.

Οδηγίες – Πολιτική πρόσβασης

• Η πρόσβαση στα βιβλιογραφικά δεδομένα είναι ανοικτή προς όλους και η χρήση τους ελεύθερη από οποιονδήποτε για μη εμπορικούς ή κερδοσκοπικούς σκοπούς
• Η πρόσβαση στο πλήρες κείμενο των εργασιών είναι άμεση. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις που η οργανωτική επιτροπή του συνεδρίου συμφωνεί στη χρονική καθυστέρηση διάθεσης των εργασιών (embargo), η Βιβλιοθήκη προτείνει τη διάρκειά της στο ένα (1) έτος.
• Δεν απαιτείται η εγγραφή χρήστη για την πλοήγηση στο περιβάλλον του συνεδρίου και την αναζήτηση στο περιεχόμενό του.
• Η υπηρεσία ηλεκτρονικής διαχείρισης και έκδοσης επιστημονικών συνεδρίων προς τα μέλη του Πανεπιστημίου Μακεδονίας δεν χρεώνεται. Προς εξωτερικούς επιστημονικούς και ερευνητικούς φορείς και ιδρύματα η Βιβλιοθήκη ενδέχεται να επιβάλει κόστος που δεν θα αποσκοπεί σε κέρδος, αλλά θα καλύπτει τα έξοδα λειτουργίας και συντήρησης της πλατφόρμας.